Salon için sanal POS ve e-Fatura kurulumu

Üyenin paketini telefonundan satın alması, salon için iki şey demektir: resepsiyon yükünün azalması ve tahsilatın hızlanması. Ama bu akışın kurulumunda birkaç ayrıntı, sonradan düzeltilmesi pahalı hatalara dönüşür.

Bu yazıda sanal POS ve e-Fatura kurulumunun kritik noktalarına bakıyoruz.

Kendi POS sözleşmeniz mi, aracı kurum mu?

İki model vardır:

Kendi sanal POS sözleşmeniz. Bankanızla anlaşırsınız, POS bilgilerini panele tanımlarsınız, ödemeler 3D Secure ile doğrudan kendi hesabınıza geçer.

Aracı ödeme kuruluşu. Yazılım sağlayıcısı ya da bir ödeme kuruluşu araya girer, tahsilatı yapar, komisyon keser, size aktarır.

İkinci modelde her satıştan ek komisyon ödersiniz ve paranız bir gün sonra değil, kuruluşun takvimine göre gelir. Ayrıca üye verisi üçüncü bir tarafa aktarılmış olur.

Salon ölçeğinde neredeyse her zaman birinci model doğrudur. Kendi POS sözleşmenizle çalışan bir sistem seçin.

Taksit ve komisyon: gösterilen tutar = çekilen tutar

Online tahsilatın en çok şikâyet üreten noktası burasıdır. Üye önizlemede 3.000 ₺ görür, ekstresinde 3.180 ₺ görür ve haklı olarak arar.

Doğru kurgu şu üç kuralı gerektirir:

1. Komisyon oranı üç boyutlu tanımlanmalıdır: POS × kartı çıkaran banka × taksit sayısı. Kendi bankanızın kartına farklı oran girebilmelisiniz — çünkü gerçekte farklıdır.

2. Taksit tavanı iki kaynaktan hesaplanmalıdır. POS sözleşmenizin izin verdiği azami taksit ile komisyon oranı tanımlı en büyük taksidin küçüğü geçerlidir. Sözleşmeniz 12 taksite izin veriyor ama siz yalnız 6’ya kadar oran tanımladıysanız, üyeye 6 gösterilmelidir.

3. Önizlemedeki tutar ile çekilen tutar birebir aynı olmalıdır. Bu, sistemin komisyonu ödeme adımından önce hesaplaması demektir.

Kart bilgisi saklanmamalı

3D Secure akışında kart verisi banka altyapısında işlenir. Salonun sisteminde kart numarası, son kullanma tarihi veya CVV hiçbir biçimde saklanmamalıdır.

Bu hem kart saklama standartları hem de KVKK açısından gereklidir. “Tekrar eden ödeme için kartı saklayalım” talebi geldiğinde doğru cevap, bankanın sunduğu saklı kart (tokenizasyon) altyapısını kullanmaktır — kartın kendisini değil, bankanın verdiği tokeni saklamak.

e-Fatura ve e-Arşiv

Satış tamamlandığında fatura üretilmelidir. İki belge türü vardır:

• e-Fatura: Alıcı da e-Fatura mükellefiyse
• e-Arşiv: Alıcı mükellef değilse (bireysel üyelerin çoğu)

Sistem hangisinin üretileceğine alıcının mükellefiyet durumuna göre karar verebilmelidir.

Kendi kontörünüz, kendi seri önekiniz

Entegrasyon kurulurken iki şey sizin kalmalıdır: mevcut e-fatura kontörünüz ve seri önekiniz. Yazılımın kendi kontörünü satması, uzun vadede gereksiz bir maliyet kalemidir.

Entegrasyon kapalıyken ne olmalı?

Kritik bir tasarım kararı: e-fatura entegrasyonu kapalıyken kayıt oluşmalı ama gönderim yapılmamalıdır. Böylece entegrasyonu sonradan açtığınızda geçmiş kayıtlar elinizde olur.

Kaydın hiç oluşmadığı sistemlerde entegrasyon öncesi satışların faturaları elle kesilir ve muhasebe eşleşmez.

Aylık üyelik geliri: dönemlere bölme

On iki aylık üyeliği peşin sattığınızda 12 aylık geliri tek ayda muhasebeleştirmek, hem vergisel hem de yönetsel olarak yanlış tablo üretir.

Doğru yaklaşım, gelirin fatura dilimlerine bölünmesidir: on iki aylık üyelik on iki dilime ayrılır, her ay bir dilim gelir yazılır.

Bunun iki pratik sonucu vardır:

• Aylık ciro raporunuz gerçeği gösterir; peşin satışların yaptığı sıçramalar kaybolur
• Dondurma durumunda dilim iptal edilmez, ötelenir — üyelik çözüldüğünde yeniden dilimlenir

Dondurmada dilimin iptal edilmesi, en sık görülen muhasebe hatasıdır ve düzeltmesi zordur.

Dijital cüzdan ve iade

Dijital cüzdan, üyeye bakiye yüklenmesini ve bu bakiyenin alışverişte kullanılmasını sağlar. Faydası açıktır ama bir risk taşır: bakiye iadesi.

İadenin ayrı bir yetkiye bağlanması ve belge eklenebilmesi gerekir. Aksi hâlde resepsiyon seviyesinde iade yapılabilir hâle gelir ve kasa denetlenemez.

İndirim güvenliği

Son bir ayrıntı: indirimli fiyat, o satışta geçerli olacak taban fiyattan yüksek girilememelidir.

Bu kural olmadığında “indirim” adı altında zam yapılabilir hâle gelir — genellikle kötü niyetle değil, personelin yanlış fiyat girmesiyle. Sistem bunu engellediğinde fiyat politikanız kendiliğinden korunur.

Kurulum kontrol listesi

• Kendi sanal POS sözleşmeniz tanımlı mı?
• Komisyon oranları POS × banka × taksit bazında girildi mi?
• Taksit tavanı sözleşme sınırından okunuyor mu?
• Önizleme tutarı ile çekilen tutar test edildi mi?
• Kart bilgisi hiçbir yerde saklanmıyor mu?
• e-Fatura seri öneki ve kontörü sizin mi?
• Entegrasyon kapalıyken kayıt oluşuyor mu?
• Aylık üyelik geliri dönemlere bölünüyor mu?
• Dondurmada dilim öteleniyor mu (iptal değil)?
• Cüzdan iadesi ayrı yetkiye bağlı mı?

Bu listenin çoğu, kurulumdan sonra fark edilen ama düzeltilmesi aylar süren maddelerdir. İlk gün on beş dakika ayırmak, sonradan haftalarca uğraşmaktan ucuzdur.